Guide pour les entreprises : la facture électronique obligatoire et ses enjeux retail
- La facture électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA à partir de 2026.
- La réforme concerne en priorité les transactions B2B et introduit également des obligations d’e-reporting pour certains flux.
- Les grandes enseignes de retail sont particulièrement impactées en raison des volumes et de la complexité de leurs flux de facturation.
- Anticiper la transition permet de sécuriser la conformité réglementaire et d’optimiser les processus financiers.
La réforme de la facture électronique
Contexte et objectifs
La facture électronique s’inscrit dans une trajectoire engagée par l’État français depuis plusieurs années pour moderniser les échanges inter-entreprises. Après sa généralisation progressive dans le secteur public, la réforme prévue à partir de 2026 marque une nouvelle étape. Les obligations vont être étendues à l’ensemble des transactions B2B, dans le but de remplacer progressivement les factures papier et PDF par des factures électroniques normalisées.
Cette réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et à améliorer la fiabilité des données. Elle permet également un pré-remplissage automatisé des obligations fiscales. Pour les services publics, la facture électronique devient un outil de pilotage en temps quasi réel de l’activité économique. Elle simplifie les contrôles et les déclarations.
Enfin, la réforme poursuit un objectif de transformation des pratiques comptables et financières des entreprises. En standardisant les formats, elle encourage l’automatisation des processus.
Impact sur les grandes enseignes retail
Les grandes enseignes de retail gèrent des volumes massifs de factures, des réseaux de fournisseurs étendus et des flux financiers complexes. La mise en conformité implique une refonte des processus de facturation et de transmission des données, avec un haut niveau de fiabilité.
Certaines enseignes ont déjà engagé cette transformation en s’appuyant sur des architectures SI capables de supporter des flux normalisés. Des groupes comme Decathlon ou Kiabi ont par exemple fait le choix d’une plateforme de commerce unifié, pour moderniser leur encaissement POS et mobile. Ces outils assurent une meilleure cohérence des données et facilitent l’intégration des exigences liées à la facturation électronique.
Les obligations des entreprises face à la transition
Statut des PME et grandes entreprises
La réforme de la facture électronique s’applique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France, mais avec un calendrier progressif.
Les grandes enseignes sont concernées dès les premières phases, en 2026, et doivent donc adapter rapidement leurs systèmes. Leur taille et la complexité de leurs organisations impliquent également une responsabilité accrue vis-à-vis de leurs partenaires commerciaux. Les retailers devront être capables de gérer des factures électroniques entrantes provenant de fournisseurs de maturité très variable.
Le calendrier des PME est plus souple, mais la facture électronique ne doit pas être abordée comme un sujet lointain. L’obligation de réception dès 2026 impose déjà de choisir une plateforme compatible et de préparer les équipes comptables aux nouveaux flux.
Calendrier de mise en œuvre et étapes clés
La réforme de la facture électronique suit un déploiement précis.
- 1er septembre 2026 :
- Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille.
- Obligation d’émission des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI.
- 1er septembre 2027 :
- Obligation d’émission des factures électroniques étendue aux PME, TPE et micro-entreprises.
Ce calendrier impose aux entreprises d’anticiper leurs chantiers de mise en conformité. La première étape consiste à cartographier les flux de facturation existants afin d’identifier les points de rupture potentiels :
- Formats hétérogènes ;
- Traitements manuels ;
- Dépendances fournisseurs.
Vient ensuite l’adaptation des outils comptables et de gestion pour intégrer des factures électroniques, ainsi que la mise en place de contrôles automatisés.
Les solutions POS doivent répondre aux exigences réglementaires françaises, notamment en matière de certification des caisses. Openbravo propose des solutions d’encaissement certifiées par le LNE, garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation et la traçabilité des données de vente.
Cette certification constitue un socle fiable pour s’inscrire sereinement dans la réforme de la facture électronique et assurer la cohérence des données.
Les avantages de la facture électronique pour le secteur retail
Modernisation des processus de facturation
La facture électronique constitue un levier pour moderniser des processus de facturation des retailers. Entre les ventes en magasin, le e-commerce, les retours client, les avoirs et la multiplicité des fournisseurs, la gestion des factures repose fréquemment sur des traitements manuels. La généralisation de formats électroniques garantit d’unifier ces flux et de réduire les ressaisies.
La modernisation des processus de facturation s’accompagne d’une meilleure circulation de l’information entre les systèmes. Les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les outils comptables, avec des contrôles automatisés (conformité, TVA , cohérence des montants).
Pour les grandes enseignes, cela se traduit par :
- Une accélération des cycles de validation ;
- Une meilleure visibilité sur les engagements financiers ;
- Une capacité accrue à piloter la performance fournisseurs, y compris à l’échelle d’un réseau de points de vente.
Lutte contre la fraude et sécurisation des données
Dans le retail, les risques d’erreurs, de doublons ou de factures frauduleuses sont importants. En imposant des formats normalisés, la facture électronique réduit les possibilités de falsification. Elle renforce ainsi la fiabilité des données échangées entre entreprises.
La facture électronique repose sur des mécanismes qui sécurisent chaque étape du cycle de facturation. Les données sont horodatées, conservées dans des environnements conformes aux exigences réglementaires et vérifiées avant transmission. Pour les services financiers, la facture électronique amène une meilleure maîtrise des audits et une capacité accrue à démontrer la conformité des opérations en cas de contrôle.
La sécurisation des données commence dès l’encaissement. L’intégration de solutions de paiement interopérables avec le système d’information est un levier pour limiter les risques de fraude.
L’accord entre les solutions Orisha Commerce et Sipay illustre cette approche, en permettant de :
- Sécuriser les transactions ;
- Fiabiliser les données issues du point de vente ;
- Fluidifier leur remontée vers les systèmes de gestion et de facturation.
Préparer son entreprise à la réforme
Choisir le bon format
Se préparer à la facture électronique implique d’abord de comprendre les formats attendus par la réglementation. Contrairement aux factures PDF, les factures électroniques devront être émises sous des formats structurés, capables d’être traitées automatiquement par les systèmes informatiques. Les formats les plus courants sont Factur-X, UBL et CII. Ils répondent à des niveaux de structuration et à des usages différents, selon la maturité des outils en place.
Pour les acteurs du retail, le choix du format dépend des outils comptables, des solutions d’encaissement et des flux d’échanges avec les fournisseurs et les clients. L’enjeu consiste à sélectionner un format compatible à la fois avec les exigences réglementaires et avec la réalité opérationnelle de l’entreprise.
À retenir
La réforme introduit la notion de plateforme agréée (PA), anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces plateformes, immatriculées par l’administration fiscale, assurent l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques, ainsi que le routage des données vers l’administration.
Le choix d’une PDP engage la capacité de l’entreprise à rester conforme dans la durée.
Stratégies d’adaptation et e-reporting
La facture électronique est complétée par l’obligation d’e-reporting pour certaines transactions. Ce dispositif concerne notamment les opérations B2C et les échanges internationaux. En effet, ces derniers ne donnent pas lieu à une facture électronique transmise via une plateforme. Les données doivent néanmoins être remontées à l’administration fiscale.
Une approche globale des flux de données est une stratégie d’adaptation efficace. Il s’agit d’identifier quelles opérations relèvent de la facture électronique et lesquelles relèvent de l’e-reporting, puis de s’assurer que les systèmes en place sont capables de transmettre les informations attendues.
L’e-reporting impose des cadences de transmission régulières et une fiabilité accrue des données issues des points de vente. Les entreprises doivent intégrer ces obligations dans leur gouvernance financière et IT.
Orisha Commerce accompagne les acteurs du retail avec des solutions d’encaissement unifiées reconnues sur le marché. En 2025, Openbravo POS a notamment été cité dans le Gartner® Market Guide for Unified Commerce Platforms Anchored by POS for Tier 2 Retailers, confirmant sa position parmi les plateformes de référence du secteur.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, l’ensemble des solutions Orisha Commerce évoluent afin de garantir une conformité complète avec les exigences réglementaires, dans les délais imposés par le calendrier officiel.
La réforme de la facture électronique marque une étape structurante pour les entreprises du retail. Au-delà de l’obligation réglementaire, elle ouvre la voie à une transformation plus profonde des processus financiers, de la fiabilité des données et du pilotage de l’activité.
Anticiper cette transition permet aux enseignes de sécuriser leur conformité tout en améliorant leur performance opérationnelle.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne l’émission, la transmission et la réception de factures sous un format électronique structuré, permettant un traitement automatisé par les systèmes informatiques. Contrairement à un PDF ou à une facture papier, elle contient des données normalisées exploitables directement par les outils comptables et les services de l’administration en France.
Comment mettre en place la facturation électronique ?
Pour mettre en place la facturation électronique, il faut d’abord analyser ses flux de facturation afin d’identifier les opérations concernées par la réforme. L’entreprise doit ensuite choisir des formats de facture conformes et une plateforme de dématérialisation (ex PDP) compatible avec ses outils existants. Enfin, des tests et la formation des équipes permettent de sécuriser la transition et d’assurer la conformité réglementaire.
Facture électronique en France : quelles sont les modalités de cette réforme ?
La réforme de la facture électronique impose progressivement l’émission et la réception de factures sous format électronique structuré pour les transactions B2B domestiques. Elle s’accompagne d’une obligation d’e-reporting pour certaines opérations, notamment B2C et internationales, avec une transmission des données à l’administration fiscale via des plateformes agréées. L’objectif est de renforcer la conformité, la traçabilité et la lutte contre la fraude à la TVA.
