9 fórmulas imprescindibles para calcular tu inventario

La gestión de inventarios es uno de los grandes desafíos en el retail deportivo. Una mala planificación puede generar desabastecimientos, exceso de stock o incluso pérdidas financieras. Para evitar estos riesgos, la clave está en los datos y en los cálculos matemáticos. Dominar las fórmulas esenciales es crucial para garantizar una operatividad óptima.

Optimizar los niveles de inventario, maximizar el rendimiento y asegurar la sostenibilidad del negocio… En este artículo descubrirás los cálculos imprescindibles y las herramientas que necesitas para gestionar tu inventario con éxito.

Los retos de la gestión de inventarios en retail

En el retail deportivo, gestionar bien el inventario es una cuestión estratégica. El principal reto es mantener niveles óptimos de stock que cubran la demanda de los clientes, minimizando al mismo tiempo los costos de almacenamiento y el riesgo de obsolescencia. Una gestión eficiente ayuda a evitar desabastecimientos, que pueden causar pérdidas de ventas e insatisfacción, y también previene el exceso de inventario, que inmoviliza capital y aumenta los costos.

Además, el control de inventarios es clave para gestionar las previsiones de ventas, optimizar los pedidos a proveedores, gestionar devoluciones y seguir las tendencias del mercado. En definitiva, una gestión eficiente del inventario mejora la satisfacción del cliente, optimiza costos y maximiza las ventas, contribuyendo directamente al éxito global de la empresa.

¿Para qué sirven los KPIs?

Los KPI (Key Performance Indicators) son métricas clave que permiten medir y evaluar el desempeño de una actividad o proceso. En la gestión de inventarios, resultan especialmente útiles ya que brindan información valiosa sobre la eficiencia operativa:

• Ofrecen datos claros y objetivos. Por ejemplo, un alto porcentaje de productos obsoletos puede señalar la necesidad de revisar las políticas de aprovisionamiento o lanzar promociones para reducir el inventario.
• Facilitan el seguimiento del rendimiento general con datos precisos. Esto permite evaluar si se cumplen los objetivos, tomar decisiones informadas y ajustar acciones si es necesario.
• Estos indicadores también permiten identificar problemas e ineficiencias en la cadena, incentivando la toma de medidas correctivas. Por ejemplo, un alto índice de desabastecimientos puede reflejar fallos en la planificación de pedidos o en la gestión de previsiones.

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Las fórmulas para el cálculo del inventario

Tasa de disponibilidad

La tasa de disponibilidad mide la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda de los clientes con los productos disponibles en inventario o en las estanterías. Se calcula dividiendo el número de unidades disponibles en un momento dado por el total de unidades solicitadas por los clientes.

Tasa de disponibilidad = (Unidades disponibles / Unidades solicitadas) x 100

Imaginemos que tu tienda tiene 500 unidades en stock y que los clientes han solicitado un total de 600 unidades. El cálculo de la tasa de disponibilidad sería: (500 / 600) x 100 = 83,33%.
Esto significa que tu tienda tiene una tasa de disponibilidad del 83,33%, lo que implica que puedes cubrir aproximadamente el 83,33% de la demanda de tus clientes con el stock disponible.

La tasa de disponibilidad es un indicador clave, ya que te permite evaluar la eficacia de tu gestión de inventarios y detectar posibles problemas, como desabastecimientos o exceso de stock. Una tasa alta refleja una buena gestión del inventario, mientras que una tasa baja puede indicar fallos en la planificación de pedidos, el aprovisionamiento o la gestión de previsiones.

Plazo de aprovisionamiento

Conocido también como Lead Time de Proveedores (LTF), es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido a un proveedor hasta que los productos son entregados y están disponibles en el inventario. Representa el tiempo que tarda la empresa en recibir los productos solicitados.

El cálculo del plazo de aprovisionamiento puede variar según la metodología, pero generalmente se basa en los siguientes elementos:

• Tiempo de procesamiento (el tiempo que el proveedor tarda en procesar el pedido una vez realizado)
• Tiempo de transporte (el tiempo que los productos tardan en llegar desde las instalaciones del proveedor hasta la empresa)
• Tiempo de recepción y control de calidad, para verificar que los productos coincidan con el pedido y estén en buenas condiciones.

Plazo de aprovisionamiento =
(Tiempo de procesamiento + Tiempo de transporte + Tiempo de recepción y control) / Número de pedidos

Stock máximo, stock mínimo y stock de seguridad

El stock máximo es la cantidad máxima de productos que deseas mantener en inventario en un momento determinado. Se define en función de varios factores, como la demanda estimada, los plazos de entrega de los proveedores y las limitaciones de espacio.

Stock máximo = Demanda media diaria x Plazo de entrega máximo

El stock mínimo, por otro lado, es la cantidad mínima de productos que debes tener en inventario para evitar desabastecimientos. Generalmente se calcula en función de la demanda media diaria y el Lead Time promedio de los proveedores.

Stock mínimo = Demanda media diaria x Lead Time promedio de proveedores

El stock de seguridad es una cantidad adicional de productos que mantienes en reserva para afrontar variaciones imprevistas en la demanda o retrasos en las entregas. Es una medida preventiva para evitar desabastecimientos.

Stock de seguridad =
(Demanda máxima – Demanda media) x Plazo de entrega promedio

¿Qué es el punto de pedido?

El punto de pedido es un concepto esencial en la gestión de inventarios. Indica el nivel de stock en el que debes realizar un pedido para evitar desabastecimientos antes de que llegue la próxima entrega. Se calcula sumando el stock mínimo y el stock de seguridad.

Punto de pedido =
(Demanda media diaria x Plazo de entrega promedio) + Stock de seguridad

El stock de seguridad se suma al cálculo para tener en cuenta las fluctuaciones en las ventas o posibles retrasos en los aprovisionamientos. Ten en cuenta que el punto de pedido debe reevaluarse periódicamente según los cambios en la demanda, los plazos de entrega o las políticas de inventario.

Stock medio

El stock medio te permite evaluar la cantidad promedio de productos en inventario durante un periodo determinado. Se calcula considerando los niveles de inventario en diferentes momentos y ponderándolos según el tiempo que cada nivel se mantiene.

Stock medio =
(Stock inicial + Stock final) / 2

El stock inicial es el nivel de inventario al comienzo del periodo estudiado, mientras que el stock final es el nivel al final del mismo. Al dividir la suma del stock inicial y el stock final por dos, obtienes una estimación del inventario promedio durante ese periodo.

Esta fórmula es útil por varias razones:

• Prever las necesidades futuras de aprovisionamiento y reabastecimiento
• Optimizar los niveles de inventario según la demanda real
• Reducir los costos de gestión de inventario, como los costos de almacenamiento, el riesgo de deterioro, obsolescencia de productos y los costos financieros

Tasa de rotación

La tasa de rotación de inventario es una fórmula que mide la velocidad con la que los productos se venden y se reabastecen. Una alta tasa de rotación indica que los productos se venden rápidamente, lo que te permite mantener niveles de inventario más bajos y evitar costosos excesos de stock.

Es también un buen indicador de la gestión financiera de tu tienda: una tasa elevada significa que puedes recuperar rápidamente tu inversión en inventario y reinvertir ese dinero en nuevos productos u otras áreas de tu negocio.

Tasa de rotación de inventario =
Costo de los productos vendidos / Stock medio

Es importante saber que la tasa de rotación de inventario se expresa en el número de veces por año. Por ejemplo, una tasa de rotación de 4 significa que el inventario se ha renovado cuatro veces a lo largo del año.

Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ por sus siglas en inglés, Economic Order Quantity) es un concepto clave en la gestión de inventarios para determinar la cantidad óptima de pedido y minimizar los costos totales del inventario. Básicamente, se trata de calcular el stock ideal para tu tienda, equilibrando los costos de almacenamiento con los costos asociados a cada pedido.

De hecho, si realizas pedidos pequeños con frecuencia, multiplicas los costos de transporte, los costos administrativos y el tiempo de procesamiento. Por el contrario, si realizas pedidos demasiado grandes, aumentas considerablemente los costos de almacenamiento y los riesgos de obsolescencia.

El cálculo de la EOQ se basa en la fórmula del modelo de Wilson:
EOQ = √(2 x D x C / S)

donde:

• D es la demanda anual (o consumo anual) del producto en unidades
• C es el costo fijo por pedido (costo de realizar un pedido)
• S es el costo unitario de almacenamiento de un producto durante un periodo determinado

Las herramientas para una buena gestión de inventario

En el sector del retail deportivo, usar un ERP especializado para seguir los indicadores clave de gestión de inventarios ofrece numerosas ventajas. La automatización de los cálculos permite ahorrar tiempo, evitar errores humanos y detectar rápidamente discrepancias gracias a las alertas automáticas. El ERP recopila y procesa automáticamente los datos relacionados con los inventarios, lo que facilita la generación de informes precisos y actualizados.

La herramienta también ofrece una visión global de la actividad de las tiendas, lo que facilita una gestión optimizada de los diferentes canales. Los responsables pueden consultar en tiempo real los niveles de inventario en cada tienda, así como los movimientos de mercancías entre los distintos canales de venta (tiendas físicas, e-commerce, etc.). Esta mayor visibilidad mejora la coordinación de las operaciones y permite tomar decisiones más informadas.

Otra ventaja clave de un ERP especializado es el ajuste automático del inventario. Cuando se realiza una venta o se registra la recepción de mercancías, el ERP actualiza al instante las cantidades disponibles. Esto ayuda a prevenir desabastecimientos o excesos de stock, garantizando una gestión más precisa y eficiente.

Un ERP especializado también integra funcionalidades esenciales para la gestión de tu cadena de tiendas deportivas, como:

• Equilibrio del inventario, que facilita la gestión de los flujos de mercancías y reduce los costos de almacenamiento en las distintas instalaciones.
• Reabastecimiento automático, que ayuda a anticipar picos de demanda y evita desabastecimientos, asegurando así la disponibilidad de los productos en tienda para concretar ventas.
• Transferencia entre tiendas, que ofrece una visión clara del estado de las mercancías en tránsito, asegurando su recepción y fomentando la colaboración entre tiendas para mejorar la calidad del servicio.

Controlar tu gestión de inventarios es un requisito fundamental para maximizar el rendimiento de tu cadena de tiendas deportivas. Más allá de los cálculos que debes conocer y actualizar regularmente, es crucial integrar una solución especializada para interpretar correctamente los resultados y tomar las medidas operativas necesarias. Un ERP especializado te ofrece una visión global de tus tiendas, facilita la automatización de las operaciones, mejora la gestión omnicanal y permite una administración proactiva de la actividad.